佛山市司法局2022年公证机构“双随机、一公开”抽查情况的公示

　　按照“双随机、一公开”的工作要求，根据《佛山市司法局关于全面推行“双随机、一公开”工作实施方案》，市司法局开展了2022年公证机构“双随机、一公开”监督检查工作，现将有关情况公示如下。

　　一、开展检查工作的过程

　　2022年8月30日，市司法局下发了《佛山市司法局关于开展公证机构“双随机、一公开”抽查工作的通知》（佛司办〔2022〕66 号）。8月26日，市司法局在“佛山市市场监管服务信息化平台”的法律服务机构检查对象名录库（公证）中，随机抽取了佛山市南海公证处作为此次抽查工作的检查对象；在执法检查人员名录库中，随机抽取了余莹歆（行政执法证号：19050011966）、黄晓狮（行政执法证号：19050011770）作为执法检查人员。9月23日上午，市司法局派出两名执法检查人员余莹歆、黄晓狮赴南海公证处实地检查，同时邀请佛山市禅城公证处余楚静、佛山市岭南公证处方卉两名公证员陪同抽查公证案卷质量

　　二、检查情况和结果

　　经书面和实地检查，南海公证处在公证执业方面情况如下：

　　（一）公证机构组织建设情况

　　1.南海公证处有自己的名称、固定场所和开办资金，共有执业公证员14名，符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的设立条件。

　　2.南海公证处因人事变动正在办理法定代表人变更手续当中。

　　3.南海公证处认真组织公证人员开展岗前培训，并参与上级司法行政部门和行业协会组织的各类业务培训。

　　4.南海公证处设立佛山市南海公证处党支部，由张洁珍同志任佛山市南海公证处党支部书记；积极开展党组织活动，抓好党员发展工作；先后与美思公司党支部、粤优创公司党支部、鼎耀公司党支部开展党建结对共建活动，提升党建工作整体水平。2021年荣获“南海区先进基层党组织”称号。

　　（二）公证机构执业活动情况

　　1.在南海公证处自2022年1月1日至9月22日办结的公证案件中，未发现公证机构存在《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形。

　　2.未发现南海公证处的公证员存在《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

　　（三）公证质量情况

　　1.现场随机抽查南海公证处2022年办理的20宗公证案件卷宗，受理号分别为：271600、274139、271589、271594、271560、271543、271938、272487、271547、271540、274350、273276、272185、272261、275019、271530、271537、271572、277952、275067，其中：参与“三旧改造与城市更新”新型公证3宗、委托公证2宗、继承公证5宗、保全证据公证2宗、涉外公证5宗、合同（协议）公证3宗。

　　2.被抽查的公证案卷总体质量良好。所检各类公证办理程序规范，符合《公证法》《公证程序规则》和相关公证业务指引规定，未发现违反公证程序办理公证的情形。

　　（四）公证员执业年度考核情况

　　南海公证处按照《公证员执业管理办法》的有关规定对公证员年度执业情况进行考核，并建立了公证员年度考核台账。

　　（五）档案管理情况

　　南海公证处在办公场所设立临时档案室，在南海区司法局设立专门档案室;配备了专人负责公证文书装订归档工作；制定了《南海公证处公证档案归档及借阅制度》，基本能够按照上述制度，将公证文书分类立卷，归档保存，并设有档案借阅登记簿进行借阅登记。

　　（六）公证收费和财务制度执行情况

　　南海公证处落实收费情况报告和公示制度，执行明码标价规定，在办证大厅的显著位置公示收费文件、服务收费项目、服务内容、收费标准和监督举报电话等。南海公证处有参加公证执业责任保险，能够按时、足额缴纳公证赔偿基金和公证协会会费。  

　　（七）内部管理制度建设情况

　　南海公证处建立了健全的人员管理、学习、奖惩、考核、文书质量管理、档案管理等各项规章制度,有规范健全的管理机制；如《佛山市南海公证处单位内部控制制度》、《南海公证处财务及厉行节约规定》、《办证服务承诺制度》、《档案管理制度》、《公证质量管理制度》、《执业过错责任追究制度》等制度，并严格按照上述制度执行。

　　（八）司法部和省、自治区、直辖市司法行政机关要求进行监督检查的其他事项

　　1.南海公证处制定了《南海公证处案件复查制度》、《南海公证处公证投诉处理机制实施细则》，建立公证争议处理台账，对投诉事项及处理情况进行专项登记。

　　2.南海公证处现有公证员14人，均具有涉外公证执业资格，公证员配备数量符合公证机构设置情况和公证业务的需要。

　　三、工作亮点

　　（一）履行社会责任方面

　　积极开展“服务政府中心工作在行动”活动。南海公证处充分发挥预防纠纷、化解社会矛盾的职能作用，组织公证人员到即将实行村改的村庄、相关政府单位进行沟通，以优质高效的公证服务，助力乡村振兴战略实施，为南海高质量的城乡融合发展贡献公证力量。近年来，南海公证处分别为南海区桂城街道夏北社区聚龙南、聚龙北、洲表经济合作社旧村居改造项目、里水大步的整村改造项目、狮山镇龙头经济社旧厂房改造项目等政府中心工作的相关项目提供公证服务，为项目开展保驾护航，出动公证人员共500多人次，服务群众超过1.5万人次。今年7月，南海公证处的创新案例《创新公证综合法律服务方式护航城市更新》在佛山市市域社会治理现代化“发挥法治保障和自治强基作用”试点创新交流会上作主题发言，获得与会领导对南海公证处主动作为的充分肯定和高度评价。

　　（二）组织公益法律服务方面

　　一是开展公证普法宣传活动。组织公证人员将“公证大篷车”开进社区、企业和学校，并积极打造“南小证、海公主”的南海公证动漫IP形象。近年来，分别到商场开展开放日活动和到狮山镇官窑驿园社区、广东昭信集团、桂江第三小学等36个社区村居、企业和学校开展公证普法宣传活动，为3000多名群众提供公证咨询服务，宣传公证法律知识和《民法典》内容。此外，南海公证处林欣欣副主任在今年受邀到南海电视台参与录制新节目《金色时光》，讲述遗嘱公证法律知识。二是开展“绿色通道”公证温情服务。南海公证处根据省公协《广东省司法厅广东省公证协会关于在全省公证行业落实好重点民生项目工作的通知》精神，设立办证“绿色通道”，对残疾人、孕妇、70岁以上的老人、现役及退役军人等群体给予优先办理公证和提供上门服务，对符合法律援助条件的实行减免收取公证费，充分发挥公证公益属性。近两年共为306名符合条件的特殊群体给予办理减免手续，减免公证费共143779元。

　　（三）便民利企方面

　　一是开展“最多跑一次”公证便民服务。2016年，为积极响应“放管服”改革，扩大“最多跑一次”服务事项范围，由原来的7个公证事项增加至25个公证事项，大力简化办事环节，优化、再造办证流程，最大限度实现“马上办、网上办、就近办、一次办”要求，同时，进一步加大网上微信办证的便民力度，近两年来通过网上自助办证平台和微信自助办证平台办理公证的当事人共有952人。二是开展继承类不动产登记绿色公证服务。为进一步对“绿色继承”公证服务升级提质，南海公证处在全区七个镇（街道）探索性开展房屋继承手续“一条龙服务”，公证服务由继承公证作为介入点，向前延伸服务，在公证前代为协助办理不动产测绘手续、房屋四至签署、调取申办继承公证所需的全部材料，向后延伸，在继承公证办结后代为到不动产登记部门申办不动产转移登记及缴纳印花税等有关手续，真正实现群众办事“只进一扇门，只跑一次路”，让市民享受到“继承公证+不动产权登记”创新服务模式福利。截至目前，已为市民代办不动产权证15件。三是开展“零距离”公证上门服务。派出公证人员分别到敬老院、医院和群众家中为行动不便、年龄较大的群众及退役军人提供上门服务。近两年共为143名群众提供上门服务。四是开展“企业暖春在行动”活动。组织公证人员到狮山镇官窑大榄工业园为多间厂房提供公证法律服务，首次采用无人机航拍技术办理公证，并为企业负责人的后续维权事宜提供法律意见，努力为企业发展提供坚实的法治保障。近两年，南海公证处也多次组织公证人员深入企业一线进行沟通，了解企业实际需求，分别到狮山镇某五金厂、三山某工地现场等地方，为企业提供保全证据公证等公证服务，助力打造一流法治化营商环境。其中两年来为企业提供公证法律服务就有近200家。五是探索“公证+调解”新模式。今年4月，“佛山市南海区调解与公证对接桂城工作室揭牌仪式”在桂城街道举行，佛山市南海区调解与公证对接桂城工作室，将在家事婚姻、财富传承、商事交往等领域，充分发挥“调解+公证”共同化解社会矛盾纠纷的职能优势，助力维护社会和谐稳定。六是为海外乡亲提供公证便民服务。今年年初，佛山市首个镇级涉侨法律服务中心在九江镇正式成立，为满足海外乡亲对本地的公共服务需求，为其回本地创业发展提供便利，南海公证处也将通过该法律服务中心为海外乡亲提供公证法律服务，助力优化投资营商环境，助力南海区社会经济高质量发展。七是首创广东省职工权益保障公证法律服务指导清单。为维护职工合法权益，构建和谐劳动关系，促进企业健康发展，南海公证处联合南海区总工会，推出“佛山市南海区职工权益保障公证法律服务十条措施”，为南海区广大企业职工及企业工会开通职工权益保障的各项快捷便民绿色通道以及提供专业公证法律服务，帮助职工以及企业工会解决实际困难。

　　四、存在问题

　　1.大部分公证卷宗的签发稿没有公证员签名和审批人签发。

　　2.少数卷宗装订顺序不正确。

　　3.卷宗号为271594的卷宗公证书格式有瑕疵。

　　五、整改情况

　　2022年9月26日，针对上述问题，我局向佛山市南海公证处发出《佛山市司法局关于对南海公证处开展2022年“双随机、一公开”检查工作发现问题的整改告知书》（佛司公法〔2022〕16号），要求南海公证处限期整改。2022年10月18日，南海公证处向我局上报《南海公证处关于对佛山市司法局对南海公证处开展2022年“双随机、一公开”检查工作发现问题及落实整改措施等有关情况的报告》，整改情况如下：

　　1.关于“大部分公证卷宗公证书的签发稿没有公证员签名和审批人签发。违反了司法部《公证程序规则》（2020年修订）第四十条‘...由承办公证员拟制公证书，连同被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实情况的材料、公证审查意见，报公证机构的负责人或其指定的公证员审批...’的规定”的问题的说明：一是无纸化审批流程情况。南海公证处在南海区桂城本部以及七个镇（街道）设有办证点共8个，办证点的地理位置较为分散（绝大多数镇街办证点距离公证处本部超过30公里）。为了提高工作效率，南海公证处自2006年起开始使用业务系统并进行多次开发升级，实现了全面无纸化审批流程，所有的审批流程全部在业务系统上完成。关于公证案件的审批流程，南海公证处采用的是电子审批的方式，通过业务系统将实物材料扫描上传，审批人员通过业务系统进行电子审批公证案件，不仅提高了公证案件的审批速度，而且有效保证了公证案件材料以及审批意见不被篡改、丢失等。二是二级审批程序的执行情况。南海公证处在审批程序上实行二级审批，即由主办公证员负责一级审核，主任公证员负责二级审批，同时做到各审批人员分工明确、审核范围明晰，方便快捷的电子审批流程更是有效保障了二级审批程序的严格执行。三是电子审批的安全性和专属性情况。为确保业务系统的使用安全，每位公证人员均配有单独密匙用于登陆业务系统，若审批人员休假，可通过业务系统进行工作委托，因此南海公证处不存在冒用或借用别人密匙进行电子审批，并且一直以来南海公证处公证员对于电子审批流程均无异议。此外，现时南海公证处已对业务系统的登陆方式再升级，改为公证人员通过手机收取随机验证码登陆方式，从而有效确保了业务系账号登陆的专属性。四是电子审批的可行性。根据司法部《公证程序规则》（2020年修订）第四十条“...由承办公证员拟制公证书，连同被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实情况的材料、公证审查意见，报公证机构的负责人或其指定的公证员审批...”的规定，该规定明确的是需要经审批程序，但没有明确审批的方式必须是公证员签名和审批人签发，因此南海公证处认为电子审批的方式符合司法部《公证程序规则》（2020年修订）第四十条的规定。此外，南海公证处的公证案卷公证书的签发稿有打印显示清晰、完整的电子审批意见，反映了整个二级审批的过程，如需退回修改的也会有显示退回意见以及退回原因，比书面审批流程更加全面。

　　2.关于“少数卷宗装订顺序不正确。违反了司法部、国家档案局《公证档案管理办法》第十条关于公证案卷的排列顺序”的问题。南海公证处已采取整改措施：立行立改，严格加强档案管理，认真组织学习司法部、国家档案局《关于发布<公证文书立卷归档办法>和<公证档案管理办法>的通知》【1988年3月18日(88)司发公字第062号】中关于公证案卷排列顺序的有关规定，以及佛山市公证协会《关于印发<公证处办理公证指南>和<公证案卷排列顺序规则>的通知》（佛公协〔2020〕11号）中关于公证案卷排列顺序规则的有关规定，定期对归档人员进行卷宗装订顺序等业务知识的培训，提高卷宗装订归档工作的规范性；同时，自发现问题后立刻对业务系统的公证案卷排列顺序进行修改完善，实现标准化装订。

　　3.关于“卷宗号为271594的卷宗公证书格式有瑕疵。违反了司法部《公证程序规则》（2020年修订）第四十一条‘审批公证事项及拟出具的公证书，应当审核以下内容：...（四）拟出具的公证书的内容、表述和格式是否符合相关规定’的规定”的问题。南海公证处已采取整改措施：立行立改，加强公证案件质量监督，认真组织学习司法部《公证程序规则》（2020年修订）第四十一条的有关规定，定期对公证人员进行公证书格式等业务知识的培训，提高公证书格式的规范性；同时，自发现问题后立刻对业务系统的公证书格式进行排查并修改完善，实现公证书格式的标准化。

　　特此公示。

佛山市司法局

2022年10月25日