佛山市司法局2023年公证机构“双随机、一公开”抽查情况的公示

　　按照“双随机、一公开”的工作要求，根据《佛山市司法局关于全面推行“双随机、一公开”工作实施方案》，市司法局开展了2023年公证机构“双随机、一公开”监督检查工作，现将有关情况公示如下。

　　一、开展检查工作的过程

　　2023年11月17日，市司法局下发了《佛山市司法局关于开展公证机构“双随机、一公开”抽查工作的通知》（佛司办〔2023〕60号）。11月30日，市司法局在“佛山市市场监管服务信息化平台”的法律服务机构检查对象名录库（公证）中，随机抽取了佛山市华南公证处作为此次抽查工作的检查对象；在执法检查人员名录库中，随机抽取了莫显阔（行政执法证号：19050011622）、高素贤（行政执法证号：19050011317）作为执法检查人员。12月4日下午，市司法局派出两名执法检查人员莫显阔、高素贤赴华南公证处实地检查，同时邀请佛山市珠江公证处黄晓狮、佛山市南海公证处张洁珍两名公证员陪同抽查公证案卷质量。

　　二、检查情况和结果

　　经书面和实地检查，华南公证处在公证执业方面情况如下：

　　（一）公证机构组织建设情况

　　1.华南公证处有自己的名称、固定场所和开办资金，共有执业公证员12名，符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的设立条件。

　　2.根据《粤司办〔2019〕290号》文件，经广东省司法厅批复同意正式设立华南公证处，至今未变更机构名称及办公场所，设立申请流程均符合《公证机构执业管理办法》相关规定。

　　3.根据《粤司办〔2019〕290 号》文件，经广东省司法厅批复同意，何成辉为公证机构负责人，至今未变更机构负责人。申请流程符合《公证机构执业管理办法》第十六条相关规定。华南公证处主任何成辉具有三年以上公证员执业经历，符合法定任职条件。

　　4.华南公证处认真组织公证人员开展岗前培训，并参与上级司法行政部门和行业协会组织的各类业务培训。

　　5.华南公证处设立佛山市华南公证处党支部，由何成辉同志任佛山市华南公证处党支部书记。按要求定期组织开展“三会一课”、主题党日等党建活动，并结合业务开展情况积极参与基层普法宣传活动，取得良好社会效果。华南公证处充分发挥自身体制优势和专业优势，结合公证处业务特色，通过党支部牵头，业务部门配合，创建“公证入村居”的“党建+公证”特色党建品牌。成立以党员业务骨干为核心的党员突击队，进驻桂城街道夏南一社区、夏北社区永胜村服务城市更新工作，通过上门办证、驻村服务、开通绿色办证通道等形式为广大的市民群众提供优质高效的公证服务。

　　（二）公证机构执业活动情况

　　1.在华南公证处自2023年1月1日至12月3日办结的公证案件中，未发现公证机构存在《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形。

　　2.未发现华南公证处的公证员存在《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

　　（三）公证质量情况

　　1.现场随机抽查华南公证处2023年办理的20宗公证案件卷宗，受理号分别为：HN2023Z2355、HN2023Z2639、HN2023Z2750、HN2023Z3508、HN2023Z3416、HN2023Z3670、HN2023Z534、HN2023Z3473、HN2023Z2439、HN2023Z2613、HN2023Z3311、HN2023Z1722、HN2023Z3813、HN2023Z343、HN2023Z2000、HN2022Z11546、HN2023Z917、HN2023Z1669、HN2023Z3443、HN2023Z1068，其中：委托公证4宗；遗嘱公证4宗；继承公证4宗；保全证据公证4宗；无犯罪记录公证4宗。

　　2.被抽查的公证案卷总体质量良好。所检各类公证办理程序规范，符合《公证法》《公证程序规则》和相关公证业务指引规定，未发现违反公证程序办理公证的情形。

　　（四）公证员执业年度考核情况

　　华南公证处按照《公证员执业管理办法》的有关规定对公证员年度执业情况进行考核，并建立了公证员年度考核台账。

　　（五）档案管理情况

　　华南公证处在办公场所设有专门的档案室，配备基本设备但并未指定专人负责公证档案管理;制定了《华南公证处公证档案管理制度》，基本能够按照上述制度，将公证文书分类立卷，归档保存，并设有档案借阅登记簿进行借阅登记。

　　（六）公证收费和财务制度执行情况

　　华南公证处落实收费情况报告和公示制度，执行明码标价规定，在办证大厅的显著位置公示收费文件、服务收费项目、服务内容、收费标准等，但并未将监督举报电话进行公示。华南公证处有参加公证执业责任保险，能够按时、足额缴纳公证赔偿基金和公证协会会费。  

　　（七）内部管理制度建设情况

　　华南公证处建立了健全的财务、资产、公证业务、档案和公证质量等管理制度，有规范健全的管理机制；如《华南公证处案件检查及质量管控制度》、《华南公证处财务管理制度》、《华南公证处内部管理制度》等制度，并严格按照上述制度执行。

　　（八）司法部和广东省司法行政机关要求进行监督检查的其他事项

　　1.华南公证处依法、及时处理相关投诉，并对投诉进行及时登记记录。制定了《华南公证处投诉处理登记表》，对投诉事项及处理情况进行专项登记。

　　2.华南公证处现有公证员12人，均具有涉外公证执业资格，公证员配备数量符合公证机构设置情况和公证业务的需要。

　　三、工作亮点

　　（一）发挥党支部堡垒作用，加强公证队伍建设。华南公证处充分发挥自身体制优势和专业优势，结合公证处业务特色，通过党支部牵头，业务部门配合，创建“公证入村居”的“党建+公证”特色党建品牌。成立以党员业务骨干为核心的党员突击队，进驻桂城街道夏南一社区、夏北社区永胜村服务城市更新工作，通过上门办证、驻村服务、开通绿色办证通道等形式为广大的市民群众提供优质高效的公证服务。此外公证员主动与村居、幸福院联系，多次送法进村/院，进行公益法律宣讲。

　　（二）急民之所急，解民之所忧。教育为民生之本，也是人民群众关注的民生问题。2023年，是华南公证处连续第四年监督南海区民办学校“摇号”入学，连续两年监督南海区两大名校南海实验中学、南海实验学校“摇号”入学以及连续第三年监督桂城街道、大沥镇公办学校电脑随机摇号（摇珠）录取过程，多个“连续”体现了主办单位对华南公证处公证服务质量的认可。除此之外，华南公证处还连续两年现场监督佛山市福彩中心公开征召福利彩票投注站的全过程。华南公证处积极办理重大民生项目的现场监督公证，确保重大民生项目公开、公平、公正地开展，维护各方参与者的正当权益，尽量减少纠纷的发生。

　　（三）服务佛山城市更新，充分发挥公证职能作用。作为华南公证处重点公证业务之一，2023年华南公证处继续聚焦“三旧”改造（城市更新）相关项目开展情况，组建专业的公证服务团队下沉基层一线，通过驻村、开展法律咨询服务等方式，为佛山城市更新项目提供服务。2023年，华南公证处分别为桂城街道西约社区所属地块解决方案表决、桂城街道夏北社区宝华村第二阶段土地补偿方案表决、狮山镇石碣社区乐安经济社孙岗工业园改造项目表决、桂城街道夏北社区永胜旧村居改造首期回迁房抽签选房以及禅城区祖庙街道果房村城市更新项目安置房执房等十个“三旧”改造项目表决进行现场公证。业务占全市城市更新（集体表决）公证服务的百分之八十以上，总共服务群众近五万人，涉及土地近三千亩、旧改物业价值逾百亿元。

　　（四）强化家事服务（财富传承）中心职能作用，提供一站式家事服务。自2022年成立佛山市首个家事服务（财富传承）中心以来，华南公证处提供专业的财富传承规划咨询，根据当事人的需求“私人订制”解决方案。安排业务骨干，一对一贴心服务，提供24小时快速响应上门服务以及各种代办服务，华南公证处家事服务（财富传承）中心为广大市民群众提供便捷、专业、优质家事（财富传承）服务，帮助家庭预防和化解矛盾纠纷。

　　（五）优化“公证+调解”模式，助力维护社会和谐稳定。自成立以来，华南公证处已参与多个镇街的综治维稳事件处置，用公证的手段有效化解矛盾纠纷，维护社会的稳定。2023年，华南公证处更是将“公证+调解”模式付诸实践。2023年4月，华南公证处组织骨干业务人员赴南海区诉前和解中心就家事审判+公证对接机制开展交流学习。2023年10月27日，华南公证处4名公证员获聘成为南海法院家事调解员。目前，华南公证处已积极筹备成立司法辅助中心进驻南海区诉前和解中心，与南海区法院建立家事审判+公证对接机制，通过公证介入为社会矛盾纠纷的解决提供新模式。

　　四、存在问题

　　1.公证处未将投诉监督方式上墙公示。

　　2.公证处未指定专人负责公证档案管理。

　　3.公证处未将公证收费监督举报电话进行公示。

　　4.部分案件公证收费项目构成不清晰、不统一，欠缺协商收费材料。

　　5.部分案件存在质量瑕疵。如公证书适用法律法规不当（虽然最终不影响公证书效力及使用）；核实工作只有核实结果的截图打印材料，欠缺工作记录；申请表项目填写不规范或不全；申请表、告知书无按指印等。

　　五、整改情况

　　2023年12月14日，针对上述问题，我局向佛山市华南公证处发出《佛山市司法局关于对华南公证处开展2023年“双随机、一公开”检查工作发现问题责令整改通知书》（佛司公法〔2023〕24号），要求华南公证处限期整改。2023年12月18日，华南公证处向我局上报《华南公证处关于对2023年“双随机、一公开”检查反馈意见整改情况的报告》。整改情况如下：

　　（一）上墙公示投诉监督方式

　　关于“公证处未将投诉监督方式上墙公示”以及“公证处未将公证收费监督举报电话进行公示”的问题，华南公证处严格落实《广东省县（市）、区公证处基本建设标准》和《关于调整公证服务收费有关问题的通知》(粤发改价格函〔2021〕2508号)关于接待大厅设置和公示制度规定，于12月18日在办证大厅收费标准栏目下的意见箱位置旁，增加设立了投诉监督方式的详细信息告示，包括联系单位信息、电话等，方便广大人民群众反映问题、提供线索。

　　（二）指定专人负责公证档案管理

　　关于“公证处未指定专人负责公证档案管理”的问题，华南公证处于12月18日修订了《华南公证处公证档案管理制度》，明确档案的存储、整理、梳理等各项工作的专职负责人和工作流程，保证公证档案管理的安全、完整、有效。

　　（三）案件收费、质量瑕疵问题

　　关于“部分案件公证收费项目构成不清晰、不统一，欠缺协商收费材料”以及“部分案件存在质量瑕疵”的问题，华南公证处严格按照《华南公证处加强公证质量（审批环节）的制度》规定，迅速召集问题案件负责人，召开专项会议，对问题案件进行评查，并对办证人员进行收费标准及质量标准相关文件的统一培训，提高办证人员业务水平，确保公证案件质量稳步提升。

　　特此公示。